Automatyczne akcje BaseLinker w praktyce: 15 gotowych scenariuszy

Czym są automatyczne akcje w BaseLinkerze?

Automatyczne akcje to mechanizm, który wykonuje za Ciebie powtarzalne czynności w BaseLinkerze (dziś Base.com). Każda automatyzacja składa się z trzech elementów: zdarzenia (co ją uruchamia), warunków (kiedy ma zadziałać) i akcji (co system ma zrobić). Do dyspozycji jest blisko 60 typów akcji: od zmiany statusu, przez etykiety kurierskie i faktury, po wiadomości do klienta.

Z naszych wdrożeń wynika prosta reguła: różnica między kontem, które "ma BaseLinkera", a kontem, które na BaseLinkerze zarabia czas, to właśnie przemyślany zestaw automatycznych akcji. Poniżej 15 scenariuszy, które konfigurujemy najczęściej - wszystkie w oparciu o standardowe funkcje systemu, bez programowania. Na końcu lista pułapek, przez które automatyzacje "działają prawie dobrze".

Zanim zaczniesz: utwórz potrzebne statusy zamówień i szablony e-maili, a akcje od początku porządkuj w grupy. Kolejność wykonywania ma znaczenie - o tym w sekcji pułapek.

Rozdzielanie zamówień (scenariusze 1-4)

1. Podział po źródle zamówienia

Zdarzenie: Pobrano zamówienie. Warunek: Źródło zamówienia, np. Dowolne konto Allegro. Akcja: Zmień status, np. "Nowe - Allegro".

Podstawa każdej konfiguracji: zamówienia z Allegro, sklepu i pozostałych marketplace trafiają do osobnych statusów, a zespół od razu widzi, co skąd przyszło. Jeśli masz kilka kont na jednej platformie, możesz rozdzielać także per konto.

2. Podział po sposobie dostawy - z obsługą pobrań

Dla zamówień opłaconych: zdarzenie Zamówienie zostało opłacone + warunek Sposób wysyłki + akcja Zmień status (np. "Kurier", "Paczkomat"). Uwaga: to zdarzenie nie uruchomi się dla płatności za pobraniem - dla pobrań potrzebujesz osobnych akcji ze zdarzeniem Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay) lub Pobrano zamówienie (pozostałe źródła) oraz warunkiem Pobranie: Tak.

W praktyce oznacza to co najmniej dwie automatyzacje na każdy sposób dostawy: osobno dla opłaconych, osobno dla pobrań. Kto tego nie rozdzieli, temu zamówienia pobraniowe "wiszą" poza procesem.

3. Palety i gabaryty po łącznej wadze

Zdarzenie: Pobrano zamówienie. Warunek: Łączna waga produktów, np. od 100 kg. Akcja: Zmień status: "Paleta".

Warunek liczy sumę wag produktów z katalogu - działa tylko wtedy, gdy wagi w produktach są uzupełnione. To jeden z pierwszych braków, jakie znajdujemy w audytach.

4. Powracający klient - jedna paczka zamiast dwóch

Zdarzenie: Ustawiono status (po rozdzieleniu). Warunek: Klient ma inne zamówienia w wybranym oknie czasowym (od 10 minut do 60 dni wstecz). Akcja: Zmodyfikuj zamówienie - notatka w uwagach sprzedawcy albo gwiazdka.

Klienci potrafią złożyć dwa zamówienia w kwadrans. Ten warunek wyłapuje takie przypadki, zanim spakujesz dwie osobne paczki i zapłacisz za dwa kursy kuriera.

Paczki i wysyłka (scenariusze 5-7)

5. Etykieta sama po spakowaniu

Zdarzenie: Spakowano zamówienie (Asystent Pakowania). Warunki: Sposób wysyłki (osobna akcja per przewoźnik), opcjonalnie Najlepiej dopasowany karton. Akcja: Utwórz przesyłkę z parametrami paczki.

Warunki kartonowe zadziałają tylko, gdy wszystkie produkty w zamówieniu są powiązane z katalogiem, mają komplet wymiarów, a kartony są zdefiniowane w ustawieniach zbierania i pakowania.

6. Przycisk "Nadaj paczkę" - pełna kontrola

Zdarzenie własne (przycisk, skrót klawiszowy lub skan kodu). Akcje w sekwencji: Utwórz przesyłkę z opcją Przerwij po błędzie: Tak, Drukuj dokument (najnowsza etykieta, wskazana drukarka), Zmień status.

Dla zespołów, które nie chcą pełnego automatu: etykieta powstaje dopiero po kliknięciu, ale sam proces (utworzenie, druk, status) leci jednym ruchem. Przerwij po błędzie pilnuje, żeby przy nieudanej etykiecie system nie zmienił statusu i nie "zgubił" zamówienia.

7. Tyle etykiet, ile zadeklarowano paczek (Allegro)

Zdarzenie: Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay). Warunek: Allegro - deklarowana ilość paczek. Akcja: Utwórz przesyłkę z kolejnymi podpaczkami (przycisk "+Kolejna podpaczka"); osobna automatyzacja dla każdej liczby paczek.

BaseLinker pobiera z Allegro deklarowaną liczbę przesyłek i może utworzyć dokładnie tyle etykiet, ile trzeba - koniec z ręcznym doklejaniem drugiej paczki.

Dokumenty sprzedaży (scenariusze 8-10)

8. Faktura albo paragon - decyduje NIP

Zdarzenie: Ustawiono status: Spakowane. Warunek: NIP: Podano numer NIP (+ Kraj faktury, jeśli rozdzielasz kraj i zagranicę). Akcja: Wystaw fakturę we właściwej serii numeracji. Druga, bliźniacza akcja z warunkiem Brak numeru NIP wystawia paragon lub fakturę imienną.

Warunek "Klient chce fakturę" bywa zdradliwy: klient potrafi zaznaczyć chęć otrzymania faktury, nie podając NIP. Warunek na NIP jest jednoznaczny.

9. Pobranie: faktura po dostarczeniu

Zdarzenie: Zmieniono status przesyłki docelowej u kuriera: Dostarczono. Warunek: Pobranie: Tak. Akcja: Wystaw fakturę (+ opcjonalnie Wyślij e-mail z fakturą w załączniku).

Przy pobraniu zapłata następuje w momencie odbioru - i to z tym momentem zwykle wiąże się obowiązek podatkowy (szczegóły potwierdź ze swoją księgowością). Automat pilnuje tego bez kalendarza i przypomnień. Warunek: kurierzy podpięci przez API, bo statusy przesyłek muszą wracać do systemu.

10. Zagranica: OSS i weryfikacja VAT UE (VIES)

Zdarzenie: Ustawiono status: Spakowane. Warunki: Kraj faktury: Unia Europejska + Nie: Polska, dla B2B dodatkowo Status VAT UE (VIES): Aktywny. Akcja: Wystaw fakturę w serii dla dostaw wewnątrzwspólnotowych; przy sprzedaży konsumenckiej w procedurze OSS stawkę ustawia seria numeracji (opcja stawki VAT kraju kupującego), a w akcji wybierasz "Stawka VAT: Zgodnie z serią numeracji".

BaseLinker sprawdzi kontrahenta w VIES automatycznie. Dla wyników weryfikacji (aktywny / nieaktywny / błąd) warto przygotować osobne ścieżki - błąd VIES nie powinien blokować całego procesu.

Komunikacja (scenariusze 11-13)

11. "Paczka w drodze" - mail z trackingiem

Zdarzenie: Zmieniono status przesyłki docelowej u kuriera: W drodze. Akcja: Zmień status: Wysłane + Wyślij e-mail z numerem śledzenia.

Klient dostaje wiadomość, gdy kurier realnie odbierze paczkę, a nie gdy wydrukowałeś etykietę. Mniej pytań "gdzie moja przesyłka", mniej ticketów.

12. Wiadomość z opóźnieniem - np. prośba o opinię

Zdarzenie: Zmieniono status przesyłki docelowej u kuriera: Dostarczono. Akcje: Poczekaj przez 24 godziny, potem Wyślij e-mail.

Akcja Poczekaj przez pozwala opóźnić dowolny fragment automatyzacji od 1 minuty do 60 dni - także w środku sekwencji. Prośba o opinię dzień po odbiorze konwertuje lepiej niż mail wysłany, zanim klient otworzył karton.

13. Powiadomienia wewnętrzne - magazyn, księgowość

Zdarzenie: np. Ustawiono status: Palety. Akcja: Wyślij e-mail na wskazany adres (nie do klienta), z typem wiadomości "Tylko wiadomość e-mail" i szablonem zawierającym wydruk z danymi zamówienia.

Automatyczne akcje wysyłają maile nie tylko do kupujących - powiadomienie magazynu o palecie albo księgowości o korekcie to ta sama mechanika.

Zwroty i wyjątki (scenariusze 14-15)

14. Zwrot z Allegro od A do Z

Zdarzenie: Utworzono zwrot do zamówienia. Warunek: Źródło zamówienia: Dowolne konto Allegro. Akcje w sekwencji: Zmień status: Anulowane, Wystaw korektę dla zwracanych pozycji, Wyślij e-mail z korektą, Zwrot płatności Allegro (dla pozycji zwrotu), Zwrot prowizji Allegro (dla pozycji zwrotu).

Jedna automatyzacja zamyka cały proces łącznie z wnioskiem o zwrot prowizji - czynność, o której przy ręcznej obsłudze najłatwiej zapomnieć, a która realnie kosztuje. Warunek źródła jest ważny: bez niego akcja odpali się też dla zwrotów dodawanych ręcznie do zamówień ze sklepu.

15. Radar przesyłek problematycznych

Zdarzenie: Zmieniono status przesyłki u kuriera (dowolnej), statusy: Niedostarczono, Zagubiona, Wystąpił problem - skontaktuj się z kurierem. Akcja: Zmień status: Do wyjaśnienia.

Zaginione paczki przestają wychodzić na jaw dopiero przy awanturze klienta. Osobny status zbiera wszystkie problemy dostaw w jednym miejscu, do przejrzenia raz dziennie.

Pułapki, które psują automatyzacje

Te punkty to esencja tego, co znajdujemy w audytach kont BaseLinker - także u sprzedawców z wieloletnim stażem:

1. Zdarzenie to nie to samo co status. Zdarzenie "Spakowano zamówienie" pochodzi z Asystenta Pakowania. Gdy operator ustawi status "Spakowane" ręcznie z listy, to zdarzenie nie zachodzi - i akcja (np. faktura) się nie wykona. Z naszych wdrożeń: warto mieć akcję asekuracyjną na zdarzeniu "Ustawiono status: Spakowane" z warunkiem "Status faktury: Niewystawiona" - domknie luki, nie dublując dokumentów.
2. "Pobrano zamówienie" nie działa dla zamówień dodanych ręcznie. To zachowanie opisane w dokumentacji Base. Dla zamówień wpisywanych w panelu (telefon, sklep stacjonarny) używaj zdarzeń "Potwierdzono zamówienie" lub "Ustawiono status".
3. Dane z Allegro spływają etapami. Sposób wysyłki pojawia się dopiero po pobraniu formularza opcji dostawy - automatyzacja odpalona na samym pobraniu zamówienia może nie zastać warunków, które chcesz sprawdzić. Dla logiki opartej o dostawę używaj zdarzenia "Pobrano formularz dostawy (Allegro/eBay)".
4. Kolejność wykonywania bywa nieoczywista. Bez grup akcje wykonują się w kolejności z listy; z grupami - według ID grupy (od najniższego), a przesunięcie grupy wyżej na liście nic nie zmienia. Do tego warunki wszystkich akcji wywołanych tym samym zdarzeniem są sprawdzane równocześnie, przed wykonaniem - jedna akcja nie "wyłączy" drugiej, zmieniając status.
5. Akcje nie działają wstecz. Automatyzacja obejmie tylko zamówienia, dla których zdarzenie zaszło po jej utworzeniu. Zaległości trzeba obsłużyć zdarzeniem własnym albo ręcznie. Zdarzenie "W statusie od X dni" wykonuje się raz dziennie, około godziny 20 - nie nadaje się do logiki czasu rzeczywistego.
6. Sekwencje bez zabezpieczeń. Przy akcjach wieloetapowych (faktura + mail, etykieta + druk + status) włączaj Przerwij po błędzie - inaczej system wyśle klientowi mail bez faktury albo przestawi status zamówienia bez etykiety. Do wykluczania kanałów służy wariant warunku źródła "Nie pochodzi z:" - mniej oczywisty, ale oszczędza tworzenie osobnych akcji per kanał.

Kiedy warto oddać konfigurację specjalistom

Pojedynczą akcję z tej listy skonfigurujesz sam w kwadrans i do tego zachęcamy. Granica przebiega gdzie indziej: kilkadziesiąt akcji na koncie, dokumenty zagraniczne (OSS, WDT, KSeF), kilka magazynów, ERP w tle - tam pojedynczy błąd w kolejności czy brakujący warunek potrafi kosztować realne pieniądze, a debugowanie zjada wieczory.

Robimy to na co dzień: część naszego zespołu pracowała w BaseLinkerze, część po stronie sprzedawców - w firmach obsługujących łącznie ponad 1 000 000 zamówień rocznie. Jeśli Twoje konto "działa, ale ręcznie" - zacznij od audytu BaseLinkera, z którego dostaniesz listę konkretnych automatyzacji do wdrożenia. A jeśli dopiero konfigurujesz system, zobacz, jak wygląda wdrożenie BaseLinkera z automatyzacjami ustawionymi od pierwszego dnia.

Źródła: Automatyzacja - pomoc Base, Praktyczne przykłady automatycznych akcji, Rozdzielanie zamówień, Tworzenie paczek, Śledzenie przesyłek, Wystawianie dokumentów, Zwroty, Kolejność wykonywania automatycznych akcji, Wykonywanie akcji z opóźnieniem, Weryfikacja VAT UE (VIES) - stan: lipiec 2026, plus doświadczenie własne z wdrożeń.